امروزه در دنیای علم و صنعت نرم افزارهای زیادی وجود دارند که در راستای برنامه ریزی و پیشبرد اهداف سازمان‌های مختلف به کار گرفته می‌شوند. شاید برای شما نیز این سوال مطرح شده باشد که برای برنامه‌ریزی امور مربوط به مشتریان خود بهتر است از چه برنامه‌ای استفاده کنید؟
CRM و اکسل دو برنامه مهم و رایج هستند که سازمان‌ها برای بهبود در برنامه‌ریزی از آن استفاده می‌کنند.
به طور کلی این دو نرم افزار امکانات ویژه‌ای را در زمینه نحوه مدیریت مشتریان در اختیار شما قرار می‌دهند، بنابراین شما به عنوان یک مدیر یا حتی کارمند یک سازمان لازم است که آشنایی کافی به هر دو برنامه داشته باشید. از طرف دیگر سوالی که مطرح می‌شود این است که بین این دو نرم‌افزار کدام ارجحیت دارد؟ به عبارت دیگر ویژگی‌های کدام برنامه نسبت به دیگری بهتر بوده و در راستای مدیریت ارتباط با مشتریان بیشتر به ما کمک می‌کند؟ در ادامه مطلب به بررسی کامل این موضوع خواهیم پرداخت.
محدودیت‌های اکسل
به طور کلی باید گفت که در مقایسه CRM و اکسل، نرم افزار دوم محدودیت‌های بیشتری دارد. در واقع اگر قصد دارید به عنوان یک مدیر یا کارمند در سازمان از این برنامه جهت انجام امور ارتباط با مشتریان استفاده کنید، ابتدا باید با محدودیت‌های آن آشنایی کامل داشته باشید. در این قسمت محدودیت‌های این برنامه ذکر خواهد شد.
● عدم مدیریت روابط
ارتباط بین داده‌ها در سازمان یکی از امور مهم می‌باشد. نرم افزار اکسل قادر به مدیریت ارتباط بین داده‌های سازمانی نبوده و به طور کلی درک درستی از سفارش‌های مشتریان و ارتباط آن‌ها با سازمان ندارد. بنابراین لازم است که حتما از یک نرم افزار با امکانات مناسب نظیر CRM جهت مدیریت ارتباط با مشتریان استفاده شود.
● عدم اشتراک گذاری
در مقایسه ویژگی‌های نرم افزار CRM و اکسل می‌توان به این مورد اشاره کرد که در اکسل امکان خواندن و نوشتن هم‌زمان اطلاعات وجود ندارد. این به این معنا است که اگر شما به عنوان یک فروشنده در سازمان مشغول به کار باشید به راحتی می‌توانید امور مدیریت را انجام دهید. اما زمانی که در تیم فروش امور مربوط به سازمان را انجام می‌دهید، با محدودیت دسترسی هم‌زمان به داده‌ها مواجه خواهید شد. این امر ممکن است منجر به ایجاد سردرگمی در سازمان شما شود. بنابراین می‌توانید برای جلوگیری از ایجاد این مشکل، از نرم افزار CRM با امکان یکپارچه‌سازی اطلاعات استفاده کنید.
● عدم ارائه سابقه فعالیت
آنچه که شما در نرم‌افزار اکسل مشاهده می‌کنید همان اطلاعات وارد شده به آن است. به عبارت دیگر در این نرم‌افزار شما دسترسی به سابقه ثبت فاکتورها، نامه‌ها و ایمیل ها را نخواهید داشت. برخلاف اکسل، در CRM شما به سابقه فعالیت‌ها و اطلاعات قبلی دسترسی کامل داشته و می‌توانید در راستای بهبود تصمیم‌گیری‌ها از این اطلاعات استفاده نمایید.
مزایای CRM در مقایسه با اکسل
با در نظر گرفتن محدودیت‌های موجود در نرم‌افزار اکسل، بهتر است که برای مدیریت مشتریان و امور مربوط به آن از نرم‌افزار CRM استفاده شود. این برنامه یک گزینه عالی برای نگهداری سوابق مشتریان بوده که می‌توان از طریق آن به پیشرفت بیشتر سازمان کمک کرد. در واقع هدف ما از مقایسه نرم‌افزار CRM و اکسل، ایجاد شرایطی برای انتخاب یک برنامه درست در راستای مدیریت بهتر امور مشتریان است.
۱) یکپارچه سازی امور
یکی از مهم‌ترین مزایای CRM ساده کردن و یکپارچه سازی امور مربوط به فروش است که در اکسل این قابلیت وجود ندارد. شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید به راحتی به همه اطلاعات از قبیل ایمیل‌ها، تماس‌ها، تقویم، صورتحساب و … به صورت یکپارچه دسترسی داشته باشید.
این موضوع موجب می‌شود که در کوتاه‌ترین زمان ممکن بهترین روش مدیریت را پیاده‌سازی کنید. با استفاده از نرم‌افزار CRM می‌توان به صورت پیشرفته به اطلاعات مربوط به مشتریان تسلط کامل داشته باشید. این کار در نهایت موجب جلوگیری از ورود اشتباهات پر هزینه به سازمان خواهد شد.
۲) گزینه‌های سفارشی‌سازی شده
مزیت دیگری که می‌توان برای نرم‌افزار CRM بیان کرد، وجود گزینه‌های سفارشی‌سازی در آن است. این نرم‌افزار برعکس اکسل، متناسب با نوع کسب و کار به طور تخصصی عمل می‌کند . به عبارت دیگر CRM به صورت یک پلتفرم اختصاصی برای کسب و کارهای مختلف طراحی شده که پورتال مشتریان متناسب با نوع کسب و کار قابل تغییر است. شما می‌توانید با استفاده از این نرم افزار راه‌حل‌های سفارشی را برای ایجاد رویه‌ای کارآمد در سازمان خود به کار گیرید.
۳) افزایش امنیت داده‌ها
می‌توان گفت افزایش امنیت داده‌ها در نرم‌افزار CRM یکی از شاخص‌ترین مزایایی است که این نرم‌افزار نسبت به اکسل از آن برخوردار است. با استفاده از این نرم‌افزار اشتراک گذاری و باز کردن صفحات مختلف نیاز به ورود و رمز عبور دارد. به همین دلیل در این برنامه داده‌های مشتریان در جایگاه امنی می‌باشند. در واقع برای ورود و دسترسی به اطلاعات باید مجوزهای مربوطه در این نرم‌افزار را داشته باشید.
۴) ارائه هم‌زمان اطلاعات
در مقایسه نرم افزار CRM و اکسل باید گفت که CRM به شما اجازه می‌دهد که بتوانید به راحتی و هم‌زمان دادهای مشابه مشتریان مختلف را مشاهده کنید. این مزیت یک گزینه عالی برای مقایسه مشتریان در دوره‌های مختلف است.
سخن آخر
CRM و اکسل در دنیای کسب و کار به عنوان دو نرم افزار مهم با قابلیت‌های متفاوت شناخته می‌شوند. امروزه سازمان‌های مختلف برای برنامه‌ریزی دقیق امور خود از یکی از این دو برنامه استفاده می‌کنند. برنامه CRM با وجود مزیت‌های فراوانی که دارد، در صدر فهرست نرم افزارهای مربوط به مدیریت ارتباط با مشتریان است. نرم افزار CRM همکار با ارائه امکانات به‌روز و متنوع شما را در دستیابی به بینشی عمیق در رابطه با کسب و کارتان یاری می‌کند.
